Kaj imata skupnega načrtovanje hiše in načrtovanje informacijskega sistema?
Avtor: Mitja Štiglic, arhitekt poslovnih rešitev
Prodajalci in svetovalci v fazi prodaje velikokrat predstavljamo najbolj zanimive in napredne funkcionalnosti sistemov, ki jih ponujamo, saj želimo vzbuditi zanimanje uporabnikov in jih motivirati za investicijo v novo rešitev. Želimo pokazati popolno, idealizirano sliko bodočega informacijskega sistema.
V veliko primerih se izkaže, da bo pred uvedbo in uporabo naprednih funkcionalnosti podjetje moralo izpolniti veliko predpogojev. Posledično uporaba teh funkcionalnosti v kratkem času ni možna. V prvem koraku bo potrebno izgraditi ali dograditi osnove informacijskega sistema. Sledi razočaranje in dvom v upravičenost investicije, v napore, potrebne za uvedbo, v trajanje projekta, koristi, ipd.
Moje mnenje je, da se ljudje s takšnimi situacijami in dilemami v življenju pravzaprav srečujemo pogosto in jih znamo preseči, oziroma o njih razmišljati zelo pragmatično. Podobno bi morali razmišljati in postopati tudi takrat, ko se odločamo o IT ali drugih strateških projektih.
V čem je načrtovanje hiše podobno načrtovanju informacijskega sistema?
Primer: Zakonca želita zgraditi ali obnoviti hišo ali stanovanje. Ko se odločata o tej investiciji imata v vidu dom, kakršen bo komaj čez nekaj let, z urejenim dovozom, popolno dnevno sobo, urejenimi otroškimi sobami, skratka neki idealen dom, kot sta ga morda videla v kakšni reviji. Realnost ob selitvi je seveda čisto drugačna, saj je nemogoče sprejeti odločitve, financirati, izvesti in nadzirati vsa potrebna dela za popoln dom v nekaj mesecih. Navadno se zatika že pri odločanju o barvah in stilih. Med domom, kakršen je ob selitvi, in predstavo o domu, ki sta jo imela zakonca ob nakupu, je torej velika vrzel.
Zelo podobno je pri uvedbi novega informacijskega sistema. Gre za dolgoročno investicijo, ki bo komaj čez nekaj let podjetju prinesla vse obljubljene koristi. Uvajalska ekipa mora sprejeti veliko število odločitev glede tega, kako bo deloval informacijski sistem. Potrebno je iskati kompromise, rešitve, spreminjati procese, ob prehodu v živo tudi improvizirati.
Ne odlašajte z izvedbo IT projektov!
Zahtevnost in trajanje IT projektov ne smeta biti razloga za odlašanje glede posodobitve informacijske tehnologije, ampak razlog za ukrepanje. Bolj kot podjetje odlaša s tovrstnimi investicijami, težje bo namreč kasneje posodobilo svoj sistem, saj ga bo njegova informacijska podpora vedno bolj omejevala na zastarele tehnologije in principe. V Sloveniji je veliko podjetij, katerih informacijska podpora temelji na 20 ali več let starih tehnologijah. Takšna podjetja z veliko težavo prehajajo na nove sistem, saj prehod terja izjemen kadrovski in finančni vložek. So ujetniki zanemarjanja informatike v preteklosti.
Idealno je, da podjetje 1) tekoče vzdržuje in posodablja obstoječe sisteme in 2) vsako leto izvede vsaj en nov informacijski projekt. Na tak način zagotavlja sodobno informacijsko okolje, spremembam naklonjene kadre oz. klimo in sledi trendom v poslovni informatiki v skladu s svojimi potrebami. To seveda drži ob predpostavki, da dela s takšnimi dobavitelji, ki svoje IT produkte redno posodabljajo in nadgrajujejo. Ni namreč nepomembno, da se izbere ponudnika, ki ima bazo zahtevnih strank in ki ima jasno zgodovino in tudi vizijo glede posodabljanja svojih IT rešitev.
